Oleh:
Labibah Zain
Pengantar
MacLuhan dalam bukunya Understanding Media –The Extension of Man (1965) mengatakan bahwa dunia ini sudah menjadi kampung raksasa (global Village) tanpa dibatasi oleh sekat apapun berkat kemajuan di bidang teknologi Informasi. Masyarakat bisa mengetahui apa yang terjadi di manapun kapapun mereka mau. Tampaknya apa yang dikatakan oleh Alvin Toffler dalam bukunya yang berjudul Future Shock sebagian telah ada di sekitar kita.
Toffler mengatakan bahwa umat manusia mengalami 3 gelombang peradaban; peradaban agraris (800 SM), Revolusi Industri (1700 -1970) dan peradaban yang sudah mulai dirasakan saat ini yakni peradaban yang didukung oleh Teknologi Informasi dan pengolahan data. Sebuah data bisa dikirimkan secara cepat kepada penerimanya yang terletak bermil mil jauhnya dalam waktu yang singkat.
Perpustakaan sebagai penyedia sekaligus pengelola jasa informasi, mau tak mau harus meningkatkan kualitas pelayannaya kalau tidak mau ditinggalkan oleh penggunanya. Kebutuhan pengguna akan informasi meningkat dari waktu ke waktu. Kalau dulu pengguna membutuhkan informasi yang akurat, makan kini pengguna menuntut perpustakaan memenuhi kebutuhan informasi yang tepat, cepat dan sekarang juga. Paradigma pengelolaan perpustakaanpun banyak yang sudah berubah. Dari kepemilikan koleksi menjadi akses terhadap koleksi. Dari yang memprioritaskan pelayanan teknis menjadi pelayanan, Dari yang mefokuskan pengelolaannya pada fasilitas menjadi kepada Sumber daya manusianya.
Pergeseran paradigma tersebut tidaklah bisa terlepas dari peran teknologi Informasi sebagai alat mutlak utamanya di bidang pengolahan data. Untuk bisa menggunakan Teknologi Informasi diperlukan perencanaan yang matang. Untuk bisa melakukan perencanaan yang matang, diperlukan manajemen yang profesional.
Gemerlapnya teknologi informasi ini menarik siapa saja untuk melirik dan menerapkan sehingga organisasi atau institusi cenderung menerapkan tanpa adanya fondasi yang berupa manajemen yang profesional. Tanpa manajemen yang profesional, teknologi informasi hanya akan berlangsung singkat saja karena tidak ada sistem yang membuat teknologi tersebut bisa berjalan lancar. Teknologi sudah terpasang tetapi Sumber daya manusia yang menjalankannya ternyata pindah kerja, maka Teknologi hanya menjadi pajangan saja karena tidak ada yang menjalankannya. Situs perpustakaan telah terpasang dengan indahnya tetapi ketiadaan seorang content manager di situs tersebut maka situs tersebut dibiarkan tak terupdate berbulan-bulan lamanya. Sistem Informasi perpustakan sudah terpasang tetapi pengembangan sistem untuk kebetuhan-kebutuhan baru tak tersedia, maka sistem informasi perpustakaan ada di perpustakaan tapi menjadi usang dengan sendirinya. Oleh karena itu penerapan teknologi Informasi perlu didasari oleh sistem manajemen yang kokoh. Sistem manajemen yang kokoh ini harus ditunjang oleh sumber daya manusia.
Pergeseran kesadaran terhadap pentingnya sumber daya manusia ini terjadi sbb:
Tahun 1929, rasio penggunaan modal yang beruba tangible dengan modal yang berupa intangible berkisar antara 30: 70 persen. Pada tahun 1990, rasio tersebut bergeser, yaitu antara 63:37 persen dan tahun 1998 bergeser lagi menjadi 30: 70 persen (Tuomi, 1999).
Hal ini membuktikan bahwa peran Sumber daya manusia dengan kekayaan intelektualnya menjadi sangat penting. Faslitas termasuk teknologi akan tidak terawat kalau tidak ada sumber daya manusia yang bisa mengelolanya dengan baik. Sebaiknya dengan sumber daya manusia yang berkualitas, bisa menghasilkan fasilitas yang yang tangible dengan mebuat proposal dan juga pengeloaan perpustakaan yang bertanggung jawab. Apabila sumber daya manusia yang ada di perpustakaan bisa dikelola dengan manajemen yang profesional, maka pelayanan perpustakaan akan bisa meningkat sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Konsep-Konsep Manajemen Dalam Organisasi Perpustakaan.
Manajemen yang profesional dimulai dengan perencanaan yang profesional pula.Pada level teoritis, perencanaan harus didasari dengan pernyataan tentang pelayanan yang baik, siapa yang menyediakan pelayanan di perpustakaan dan lingkungan sekitarnya, siapakah pengguna perpustakaan dan pelayanan yang seperti apa yang diinginkan oleh pengguna. Berangkat dari pernyataan-pernyataan tersebut, perencanaan bisa dibuat. Perencanaan merupakan suatu proses yang terencana yang bertujuan membawa organisasi dari situasi tertentu menuju kondisi yang diinginkan.
Perencanaan memandu organisasi untuk melakukan sesuatu, bagaimana melakukannya, kapan dilakukannya dan siapa yang melakukan. Oleh karena itu perencanaan menjadi sesuatu yang mutlak.Alasan mendasar pentingnya perencanaan adalah untuk mengurangi ketidakpastian di masa depan, memfokuskn segala kegiatan pada tujuan yang sudah ditetapkan. Contoh yang paling sederhana adalah pergantian pimpinan yang sering terjadi. Di indonesia, orang sering mendengar pernyataan ”ganti pimpinan, ganti kebijakan” yang sangat merepotkan orang-orang atau lembaga yang terkena imbasnya. Dengan adanya rencana yang matang, siapapun yang memimpin harus tunduk pada perencanaan yang sudah ada.
Perencanaan yang paling populer digunakan saat ini adalah perencanaan strategis yang biasa dilakukan 5 sampai 10 tahun sekali dengan melibatkan seluruh komponen yang ada di perpustakaan guna mencipatkan visi, misi dan tujuan organisasi dengan analisis SWOT( Strength, weaknesses, threath, opportunity) sebagai alat bantunya. Dengan adanya perencanaan tertulis ini akan memudahkan kepala perpustakaan meyakinkan pimpinan organisasi induk untuk mendukung program kerja. Pimpinan organisasi apapun akan lebih senang dan percaya terhadap organisasi yang berada di dalam naungannya atau yang menjadi mitranya mempunyai konsep pengembangan organisasinya daripada organisasi dibawah wewenangnya yang tidak mempunyai konsep secara tertulis. Itulah kegunaan praktis dari rencana pengembangan perpustakaan. Didukung dengan pengorganisasian, pengelolaan SDM, manajerial dan pengawasan yang yang berkualitas, perpustakaan akan berkembang.
Penerapan Sistem Informasi di Perpustakaan
Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, meyimpan serta mendistribusikan informasi (Oetomo, 2002). Sistem Informasi di perpustakaan akan memudahkan dalam mengelola semua data yang ada di perpustakaan agar pelayanan bisa berlangsung secara efektif dan efisien. Penerapan sistem informasi di perpustakaan juga harus dipersiapkan dengan matang dan tertuang secara eksplisit di rencana pengembangan perpustakaan sehingga pelaksanaanya akan lebih mudah. Penerapan sistem informasi juga tidak bisa terlepas dari empat tugas pokok perpustakaan yaitu pengembngan koleksi, pengolahan bahan perpustakaan, pelayanan dan perawatan bahan pustaka. Jadi, apapun sistem informasi yang digunakan harus mempertimbangkan 4 hal pokok tersebut karena tujuan penerapan sistem informasi adalah: untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen, untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen dan untuk mendukung kegiatan operasional organisasi. Penerapan sistem informasi memang tak harus memakai teknologi informasi tetapi teknologi Informasi dalam hal ini otomasi perpustakaan bisa memudahkan sistem informasi di perpustakaan.
Menurut Suryadiputra Liawatimena. dalam melakukan implemetasi otomasi perpustakaan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Persiapan Perangkat Keras
• Tidak perlu yang terbaru, yang penting sesuai dengan kebutuhan dan budget.
• Perlu ada rencana investasi untuk upgrade perangkat keras bila yang lama sudah tidak memadai lagi mutu pelayanannya.
• Yakinkan untuk mendapatkan dukungan garansi atau menjalin kontrak servis untuk menyakinkan perangkat keras dapat mendukung otomasi.
• Awalnya berdiri sendiri (stand alone) mengarah ke jaringan komputer lokal (Local Area Network/ LAN).
• Akses internet:
• secara dial-up untuk akses e-mail atau menjelajah (browsing) internet (sekarang bias juga menggunakan broadband- penulis)
• web hosting yaitu sewa tempat untuk menitipkan homepage atau data
• secara leased line untuk menyediakan dan mengelola sendiri web server, ftp server, email server, freeawais. Membutuhkan perangkat router dan hub untuk membuat hubungan internet agar bisa diakses pada tiap terminal yang ada di LAN
b. Persiapan Piranti Lunak
• Penentuan platform: Windows 9X, Windows NT, Unix (Linux, FreeBSD, dll).
• OPAC: CDS/ISIS, WinISIS, WWWISIS
• Otomasi: SIPISIS, NCI BookMan, Cardbox, Inmagic, VLTS, DYNIX, SIPRUS, SENAYAN, OpenBiblio, Weblis, Phpmylibraries, buatan sendiri dan lain-lainya.
c. Persiapan Sumber Daya Manusia
• Sumber daya manusianya perlu dipersiapkan untuk dapat bekerja menggunakan sistem otomasi yang baru. Tidak adanya dukungan baik dari operator maupun pustakawan akan menyebabkan ada saja keluhan bahwa sistem otomasinya tidak berjalan sebagaimana direncanakan.
• Perlu ada pelatihan bagi pemakai sistem agar dapat mengoperasikan sistem dan tahu kepada siapa harus berhubungan untuk membantu kelancaran operasional.
d. Persiapan Prosedur dan Data
• Pembenahan terhadap prosedur manual yang berjalan terlebih dahulu, karena sia-sialah usaha otomasi bila dari asalnya masih berantakan.
• Penentuan siapa berhak apa, kapan harus dilakukan, apa yang harus dilakukan bila terjadi sesuatu, dll.
• Backup data dan program dilakukan secara terjadwal dan konsisten untuk upaya persiapan bila suatu saat media penyimpanan di server rusak.
Dengan persiapan yang matang, diharapkan implemantasi system informasi dengan otomasi akan berjalan dengan lancar.
Evaluasi terhadap sistem informasi juga perlu dilakukan untuk memperbaiki kinerja perpustakaan setelah menggunakan sistem informasi tersebut. Oleh karenanya dibutuhkan penjadwalan secara berkala pasca pengimplementasian sistem informasi tersebut. Salah satu sistem evaluasi sistem informasi adalah pengukuran terhadap sistem performa yang diwujudkan dalam kesulitan-kesulitan yang mungkin muncul (Kennerly dkk, 2003)
1. Culture: pengukuran budaya dalam sebuah institusi untuk memastikan pentingnya pemeliharaan sistem tersebut.
2. Process; proses untuk melihat kemungkinan untuk memodifikasi agar sesuai dengan kebutuhan pengguna
3. People: Adanya Sumber daya manusia yang memadai untuk memelihara dan memodifikasi sistem tersebut
4. System: Adanya fasilitas serta teknologi yang memadai untuk mengumpulkan dan menganalisis data.
Sistem evaluasi ini akan sangat membantu perpustakaan dalam memperbaiki sistem Informasi yang sudah diterapkan.
Penerapan sistem informasi di perpustakaan akan memudahkan pengguna perpustakaan dalam mengakses perpustakaan sekaligus akan mengangkat citra perpustakaan yang selama ini dianggap sebagai tempat peyimpanan buku belaka.
Pemasaran Jasa Perpustakaan
Setelah perpustakaan mempunyai rencana pengembangan perpustakaan, dan beberapa dari program kerja yang ada di perpustakaan mulai dijalankan, maka tugas perpustakaan selanjutnya adalah memasarkan jasa pelayanan yang ada di perpustakaan. Tanpa sistem pemasaran yang baik, masyarakat tak akan tahu apa yang terjadi di perpustakaan.
Ada beberapa metode pemasaran perpustakaan, diantaranya: metode 4 P (Boutillier, 2009)
Metode 4 P tersebut adalah:
1. Problem: Perpustakaan harus meyakinkan calon pengguna perpustakaan bahwa perpustakaan adalah sebuah tempat yang bisa memberikan solusi terhadap problem yang berkaitan dengan informasi. Kalau perpustakaan tak bisa menawarkan solusi, maka orang takkan mau mengunjungi perpustakaan
2. Price : Perpustakaan mempunyai nilai yang ditawarkan kepada calon pengguna sehingga pengguna yakin bahwa dengan mengunjungi perpustakaan waktu atau ongkos yang dikeluarkan akan terbayar dengan pelayanan yang prima
3. Place: Perpustakaan harus meyakinkan pengguna bahwa di perpustakaan tersedia akses informasi yang mudah
4. Promotion: Perpustakaan harus memberikan informasi yang terpercaya tentang kondisi perpustakaan; dari informasi jam pelayanan sampai pelayanan-pelayanan yang ada.
Dengan Sistem pemasaran diatas calon pengguna perpustakaan akan tahu kondisi perpustakaan dan tertarik menggunakan perpustakaan secara terus menerus
Penutup
Perpustakaan adalah organisasi yang yang bertanggung jawab terhadap penyebaran informasi. Oleh karenanya pengelolaannyapun harus dilakukan secara profesional. Agar perpustakaan tidak ditinggalkan oleh penggunanya, perpustakaan harus menerapkan sistem manajemen yang kontekstual, menerapkan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan melakukan langkah –langkah pemasaran. Jika ketiga hal tersebut diterapkan secara profesional, perpustakaan akan menjadi sebuah lembaga yang siap melayani masyarakat informasi di era global. Akhirnya ”there is a will, there is way” tak ada sesuatu yang tidak mungkin untuk dilakukan apapun kondisinya kecuali perpustakaan itu sendiri merasa tidak perlu untuk berubah.
DAFTAR PUSTAKA
Boetillier, France. 2009. “Marketing Library Service”. Workshop on Library Service. Banda Aceh. IAIN Ar-Raniri.
Hein, K. K. (2000). Frequently Asked Question: Library Information System. [WWW document. URL http://www.coe.missouri.edu/~is334/projects/Project_LIS/faq1.html]
Kennerly, M,. Neely, A & Adam, C. 2003. Survival Of The Fittest: Measuring Performa In Changing Business Environment. New York: Measuring Bussiness Exclence
Kumorotomo, Wahyudi dan Margono, Subando Agus. 2009.Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi Publik.Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Liawatimena, Suryadiputra. 2003. “Pengalaman Otomasi di Perpustakaan Bina Nusantara”. ICS-yahoogroup
ODLIS. (2000). ODLIS: Online Dictionary. [WWW document. URL http://www.wcsu.ctstateu.edu/library/odlis.html]
Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi offset
Tuomi, Ikka. 1999. Corporate Knowledge: Practice of Intelegent Organization. Helsinki, Finland: Metaxis.
Sangkala. 2007. Knowledge Managemen
Post a Comment